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Question-réponse

Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?

Vérifié le 02/06/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Le calcul des effectifs d'une entreprise est <span class="miseenevidence">indispensable</span> pour connaître les <span class="miseenevidence">obligations de l'employeur et ses cotisations sociales</span>. Seules les personnes qui sont liées à l'entreprise par un <span class="miseenevidence">contrat de travail</span> au cours de l'année passée sont prises en compte. Certaines <span class="miseenevidence">catégories de salariés sont exclues</span> du décompte. Les effectifs de <span class="miseenevidence">tous les établissements</span> sont additionnés.

L'<span class="miseenevidence">Urssaf</span> fait le calcul d'après les données fournies par l'employeur sur la <span class="miseenevidence">déclaration sociale nominative (DSN)</span>.

Équivalent temps plein (ETP) et durée légale de travail

Équivalent temps plein

Un <span class="miseenevidence">ETP</span> est une unité de mesure <span class="miseenevidence">proportionnelle</span> au nombre d'<span class="miseenevidence">heures travaillées</span> par un salarié.

Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

L'ETP sert à calculer l'effectif moyen (mensuel et annuel).

 Exemple

1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP.

2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2)

1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP

Durée mensuelle légale de travail

L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la <span class="miseenevidence">durée mensuelle légale de travail</span>, égale à <span class="miseenevidence">151,67 heures</span> <span class="miseenevidence">par mois</span>.

La durée mensuelle légale de travail, (égale à 151,67 heures), est une moyenne rapportée à l'année.

Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.

Elle est <span class="miseenevidence">calculée de la façon suivante</span> : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.

Effectif global

L'effectif global sert à déterminer la <span class="miseenevidence">périodicité des cotisations</span>.

Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre de l'année passée.

Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

Chaque salarié compte pour <span class="miseenevidence">une unité</span>, <span class="miseenevidence">quelles que soient la durée et les conditions de travail</span>.

Effectif moyen mensuel (EMM) et effectif moyen annuel (EMA)

L'effectif moyen annuel et l'effectif moyen mensuel servent à déterminer le <span class="miseenevidence">type de cotisations</span> que l'entreprise <span class="miseenevidence">doit ou non payer</span> et les <a href="https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/rh/guide-des-obligations-sociales" target="_blank">obligations sociales auxquelles elle est soumise</a>.

Il s'agit d'<span class="miseenevidence">une moyenne</span> rapportée à l'année et au mois.

Ils sont calculés en <span class="miseenevidence">nombre d'ETP</span> (équivalent temps plein).

Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

Ces effectifs sont calculés par l'<span class="miseenevidence">Urssaf</span> d'après les données remplies par l'employeur dans la <span class="miseenevidence"><a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F34059">déclaration sociale nominative (DSN)</a></span>.

 À noter

Parmi les obligations calculées en fonction de l'effectif, vous avez l'<a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F22523">obligation d'embauche de travailleurs handicapés (OETH)</a>.

Pour calculer l'effectif d'une entreprise (moyen, annuel ou global), vous devez prendre en compte les catégories de salariés suivantes :

Catégories de salariés comptabilisés et modalités de décompte

Catégories

Modalités de décompte

Salariés en <a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=R24389">CDI</a> à temps plein, qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé

Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun :

  • Salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures)
  • Salariés en forfait jours, quelle que soit la durée de leur forfait
  • Salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple)

Travailleurs à domicile

Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

Salariés en <a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=R2454">CDD</a>

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail
  • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen

<a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F2247">Salariés en CDI intermittent</a>

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67h) sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail
  • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen

À noter : les intérimaires sont comptés à la fois dans l'entreprise de travail temporaire et dans l'entreprise utilisatrice

Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail

Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)

Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l'effectif (global, annuel ou mensuel).

Les catégories suivantes ne sont <span class="miseenevidence">pas prises en compte</span> :

  • Salarié en <span class="miseenevidence">CDD</span> et travailleurs <span class="miseenevidence">temporaires</span> qui <span class="miseenevidence">remplacent un salarié absent</span>
  • Personne en <span class="miseenevidence">alternance</span> : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation. Cependant, pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, elles sont comptabilisées.
  • Personne en <span class="miseenevidence"><a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F21006">contrat initiative-emploi (CUI-CIE) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE)</a></span>. Cependant, elles sont comptabilisées pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.
  • <span class="miseenevidence">Stagiaire</span> (étudiant ou en formation professionnelle)
  • <span class="miseenevidence"><a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F35938">Dirigeant</a></span> : gérant minoritaire ou égalitaire de SARL, président du conseil d'administration, directeur général et directeur général délégué de SA, président et dirigeant de SAS (même si assimilé-salarié)

Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

 À noter

Actuellement, les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur le compte Urssaf en ligne.

Exemple d'effectif moyen mensuel

Voici l’exemple pour un mois donné :

Exemple d'effectif moyen mensuel (en ETP)

Nombre de salariés à retenir dans le calcul = nombre d'ETP

10 <a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=R24389">CDI</a> à temps complet

10 ETP

2 <a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=R24389">CDI</a> à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86

0,86 ETP

1 <a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=R2454">CDD</a> à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois

1 ETP

1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois

6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP

0,32 ETP

1 apprenti

0 ETP

<span class="miseenevidence">Effectif du mois</span>

<span class="miseenevidence">12,18</span> ETP

Ce calcul doit être fait pour <span class="miseenevidence">chaque mois de l'année</span>.

Ensuite il faut additionner le <span class="miseenevidence">nombre total d'ETP sur l'année</span> et le <span class="miseenevidence">diviser par 12</span> mois.

Exemple d'effectif moyen annuel

Exemple d'effectif moyen annuel (en ETP)

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Sept.

Oct.

Nov.

Déc.

<span class="miseenevidence">Total</span>

14,86

11

9

10

8

8

7

7

10

11

13

10

<span class="miseenevidence">118,86</span>

Dans cet exemple, l'<span class="miseenevidence">effectif moyen annuel</span> est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois, soit <span class="miseenevidence">9,90 ETP</span>.

Le chiffre est arrondi au <span class="miseenevidence">centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule</span>.

 À noter

vous devez prendre en compte seulement le nombre réel de mois où l'entreprise a compté des salariés. Donc pour une entreprise <span class="miseenevidence">créée en cours d'année</span>, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le <span class="miseenevidence">nombre réel de mois</span>. C'est aussi le cas si l'entreprise n'a compté <span class="miseenevidence">aucun salarié</span> pendant certains mois de l'année.

Exemple d'effectifs pour une entreprise d'activité saisonnière

Une entreprise a eu une activité saisonnière sur <span class="miseenevidence">6 mois</span>, du 1<Exposant>er</Exposant> mai au 31 octobre 2021.

Elle comprend 11 ETP en mai et octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, août et septembre.

L'<span class="miseenevidence">effectif moyen annuel</span> est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit <span class="miseenevidence">17,66 ETP</span>.

Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).

Nombre d'ETP par mois pour une entreprise d'activité saisonnière

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Sept.

Oct.

Nov.

Déc.

<span class="miseenevidence">Total</span>

0

0

0

0

11

15

23

23

23

11

0

0

<span class="miseenevidence">106</span>

Il existe des cas particuliers :

  • Les <a href="https://www.urssaf.fr/portail/home/espaces-dedies/vrp-multicarte/employeur.html" target="_blank">VRP multicartes</a> sont exclus de l'effectif global, mais sont compris dans l'effectif moyen.
  • Les salariés <a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F23107">embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA)</a> sont exclus de l'effectif global, mais sont inclus dans l'effectif moyen.
  • Les personnes handicapées employées par un <span class="miseenevidence">centre d'aide par le travail (CAT)</span> appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT.
  • Les travailleurs <span class="miseenevidence">intérimaires</span> sont comptabilisés à la fois dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire et dans celui de l'entreprise utilisatrice.
  • Les salariés <span class="miseenevidence">détachés</span> ou <span class="miseenevidence">mis à disposition</span> d'une autre entreprise (<a href="https://www.brigueuil.fr/les-demarches-administratives-pour-les-entreprises/?xml=F22542">prêt de main-d'œuvre</a>) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail.

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